AByT
Teleconsulting


 


Home
Projecten
Uitgangspunten
Werkwijze
Telewerk
Bronnen
Overeenkomst
Voorwaarden


Uitgangspunten


Algemene Visie
Arbeid Organisatie
Technologie Kantoor


Algemene Visie: informationele revolutie

De arbeidsorganisaties zijn drastisch aan het veranderen. Revolutionering door introductie van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën zoals mobiele telefonie, elektronische post, open elektronische netwerken (Internet en Intranet) etc. Deze omwenteling schept
  • nieuwe werkmethoden: flexibel werken, werken op afstand
  • nieuwe organisaties: flexibele en virtuele oranisaties
  • een nieuwe mentaliteit: werkhouding
  • en een nieuwe werkomgeving: open kantoren, het anti-kantoor.
De informatie- en communicatietechnologie zorgen voor een omwenteling in de arbeidsprocessen en organisaties die vergelijkbaar is met de industriële revolutie.

Nieuwe werkmethodes, nieuwe managementstechnieken, nieuw huisvestingsconcept. Integrale benadering van de processen. Veranderingen op gebied van informatietechnologie, op het gebied van organisatiestructuur en -cultuur, op gebied van huisvestingsfaciliteiten hangen naum met elkaar samen.


Index

Arbeid

Toepassing van nieuwe technologie leidt tot nieuwe werkmethoden: flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid nemen toe. De interactieve methode van AByT zorgt voor een grotere betrokkenheid van alle medewerkers bij dit proces. Medewerkers zijn meer tevreden omdat zij genieten van de grotere vrijheid om te bepalen waar en wanneer zij hun werk kunen doen en ze ervaren hun werkomgeving als plezierig en positief.
Index

Organisatie & Management

Eventueel: bedrijfsconcept.

Kenmerken van organisatie:

  • Open
  • Coöperatief
  • Betrokken
  • Communicatief

Slanke structuren, terugdringen van hiërarchie. Verdwijnen van bureaucratische managementslagen. Naar plattere en vitalere organisatie.


Index

Technologie

Brede toepassing van de mogelijkheden van de informatie- en communicatietechnologie. Het technologieconcept is gebaseerd op mobiele communicatie en multi-mediale informatievoorzieningen voor alle medewerkers.

Computertechnologie biedt mogelijkheden om informatie voor velen bereikbaar te maken en te delen. Omschakeling van 'just-in-case' principe naar het 'just-in-time' principe.


Index

Kantoor: ruimtelijke structurering van bedrijfsprocessen

Een innovatieve kantoorconcept moet de gewenste ontwikkelingen ondersteunen. De inrichting van een kantoorgebouw moet passen bij het organisatieprofiel. Meestal betekent dit dat de gebouwen moeten worden aangepast aan het nieuwe kantoorconcept. De extra investering die dit vereist, wordt echter ruimschoots terugverdiend: het aantal te huisvesten medewerkers aanzienlijk stijgt, vaak met meer dan 50%. De huisvestingskosten kunnen dus substantieel verminderen als gevolg van de aanzienlijke ruimtereductie.

Benutting van werkplekken door medewerkers: persoonsgebondenheid van de werkplek. Noodzaak voor een eigen werkplek niet per definitie aanwezig. Omschrijving van kenmerken van traditioneel kantoorconcept:

  • Vaste indeling van ruimtelijke functies en faciliteiten: een ongedifferentieerd ruimteaanbod waardoor op samenwerkingswerkplekken ook het individuele concentratiewerk verricht moet worden.
  • Persoonsgebondenheid van werkplek: elke medewerker is gebonden aan één vaste werkplek. De telefoon zit vast aan een draadje in de muur. Naast het bureau staat een archiefkast vol met papieren documenten.
  • Hiërarchie van werkplekken: hoe belangrijke de medewerker, hoe imposanter de werkplekt: grotere kamer, egien secretaresse, eigen fax etc.
  • Hoge huisvestingskosten door een lage benuttingsgraad van bestaande ruimte. Het aantal werkplekken is afgestemd op de piekbezetting. Vaste werkplekken worden slechts voor 30% van de tijd daadwerkelijk benut. De rest van de tijd is een werknemer niet op kantoor of wandelt hij in het bedrijf om zijn collega's te ontmoeten. Soms is het rondlopen om gezellig te praten of voor werkoverleg. Meestal is het om oplossingen te zoeken en ideeën met collega's uit te wisselen.
Kortom: het traditionele kantoormodel/organisatie is gebasseerd op een hiërarchisch bureaucratie-model gebasseerd op procedures van toezicht.

De nieuwe kantoororganisatie is gebaseerd op (a) individuele verantwoordelijkheden voor meetbare resultaten en (b) een stijgende vrijheid voor werkuitvoering.

Transparante werkomgeving met een grote variatie aan werk- en communicatieplekken.

Uitgangspunten voor inrichting van werkomgeving:

  • Vergroten van variatie aan ruimtelijke functies en faciliteiten: (1) werkplekken voor geconcentreerd werk en voor communicatie tijdens de werkzaamheden; (2) ruimten voor formee en informeel overleg.
  • Medewerkers niet meer gebonden aan één vaste werkplek
    Werkplekken zijn niet langer persoonsgebonden en de persoonlijke archieven maken plaats voor teamarchieven. Er worden teamgebonden zones ontwikkeled waar men met elkaar de faciliteiten en de archieven deelt.
  • Een meer gedifferentieerd ruimteaanbod voor:
    • communicatie en concentratie
      Goede samenwerking én de mogelijkheid om individueel geconcentreerd te kunnen werken. Combinatie van kleine ruimtes voor concentratiewerk, een variatie aan communicatiewerkplekken, een centraal informatiesysteem en een service-ruimte.
    • formeel en informeel overleg
    • teamwork en brainstormen
  • een beperkter aantal werkplekken voor wisselend gebruik
  • meer kwaliteit en minder kwantiteit
Nieuwe huisvestingseisen
  • Flexibiliteit: flexibel werken en flexibel organiseren
  • Openheid: transparante werkomgeving waardoor mensen elkaar vaak zien en elkaar in een informele sfeer kunnen ontmoeten. Hiervoor worden faciliteiten ingebouwd zoals projecttafels, pantry's en een gemeenschappelijke club.
  • Communicatie en concentratie
  • Inspiratie: op kantoor kunnen we meer brainstormen, vergaderen, samen naar een oplossing zoeken (kennisdeling).
  • Sfeerbeeld dat pas bij eigen organisatie
In de nieuwe werkomgeving zijn medewerkers zichtbaar aanwezig voor elkaar. Men kan elkaar inspireren en ondersteunen, successen en teleurstellingen delen. De grotere variatie in faciliteiten ondersteunt de verschillende activiteiten. Medewerkers zoeken de werkplek die past bij het werk dat op dat moment gedaan moet worden. Je hebt de kans om je verantwoordelijkheid waar te maken en een plek te vinden waar je geconcentreerd kunt werken. Kortom: een werkomgeving waar iedereen zich thuis voelt.

Positieve resultaten:

  • beter gebruik van de werktijd
  • beter teamwork
  • toename van informatie-uitwisseling
  • effectievere training-on-the-job
  • toename van hergebruik van informatie
  • toename van gebruik van IT
  • beter gebruik van faciliteiten
  • ruimtebesparing van tientallen procenten
  • reductie van facilitaire kosten
  • toename van flexibiliteit
  • toepassing van het principe van het schone bureau ('clean desk policy' - niemand bewaart meer de dossiers op of rond het bureau)
Aandacht voor risico's
  • Cultuurschok: drastische cultuurverandering. Sociale contacten, verplichte kennisdeling, minder bestuurslagen, verdwijen van beloning d.m.v. status, mobielwerken. Het verlies van een werkplek vraagt een belangrijke mentaliteitsvernadering van werknemers en management.
  • Vermindering privacy in de werkomgeving: geen privacy op kantoor.
  • functioneren maar ook disfunctioneren wordt zichtbaar
  • Fysieke scheiding privé en werk vervaagd: werknemers moeten leren zelf de grens tussen privé- en werktijd te stellen.